MS Outlook - práca v tíme a pokročilé techniky (PREZENČNE) - pre skupinu 6-10 osôb, rozsah 1 deň

LAPIS IT, s.r.o.

Údaje aktualizované 11. 9. 2024

Popis kurzu

Obsah kurzu

Kalendár

• Pravidlá a možnosti tímovej práce pomocou kalendára
• Plánovanie podnikových schôdzok
• Výber povinných a voliteľných účastníkov schôdzky
• Rezervácia zdrojov (miestnosti, dataprojektor, technika a pod.)
• Kontrola voľného času pozvaných účastníkov schôdzky
• Automatického vyhľadanie najbližšieho voľného dátumu a času pre schôdzu
• Použitie lupy pre prehľadné zobrazenie plánovaných činností
• Odoslanie pozvánok na schôdzu
• Prijatie a odmietnutie žiadosti o schôdzu
• Návrh na zmenu termínu schôdze
• Sledovanie stavu potvrdenia účastníkov schôdze
• Manuálna aktualizácia stavu potvrdenia účasti na schôdze
• Ako odoslať aktualizácie zmeny termínu a času schôdze všetkým pozvaným účastníkom
• Automatické spracovanie žiadostí o schôdzu
• Tvorba plánov skupín a možnosti ich použitia
• Možnosti zdieľania kalendára
• Práca so zdieľanými kalendármi
• Tímové plánovanie opakovaných činností a celodenných udalostí
• Používanie kategórií pre plánované aktivity
• Najčastejšie chyby pri tímovom plánovaní a ako ich riešiť

Úlohy

• Možnosti tímového plánovania úloh
• Zadávanie úloh pre iné osoby, kontrola stavu zadanej úlohy
• Prijatie a odmietnutie prijatia zadávanej úlohy
• Delegovanie prijatých úloh
• Využitie kategórií pre tvorbu rozsiahlych projektov, pozostávajúcich z viacerých úloh
• Prehľadné zobrazenie všetkých zadaných a prijatých úloh

Kontakty

• Práca s globálnym adresárom kontaktov, umiestneným na serveri
• Tvorba distribučných zoznamov a ich použitie pre rýchle zasielanie poštových správ a pozvánok na schôdzu viacerým príjemcom
• Priradenie kategórií kontaktom a možnosti ich využitia
• Odosielanie kontaktov prostredníctvom elektronickej pošty
• Prehľad všetkých plánovaných činností spojených s kontaktom
• Rýchle vyhľadávanie kontaktov

Denník

• Použitie Denníka pre automatické zaznamenávanie činností
• Nastavenie sledovania položiek v Denníku
• Sledovanie činností spojených s kontaktom
• Zaznamenávanie činností podľa typu dokumentov
• Možnosti zobrazenia sledovaných informácií v denníku
• Použitie časovej osi pre sledovanie aktivít

Elektronická pošta

• Používanie firemných šablón pre poštové správy
• Tvorba vlastných podpisov pre poštové správy
• Automatické vkladanie podpisu do poštových správ
• Automatické odpovedanie na poštu v čase vašej neprítomnosti
• Možnosti hlasovania a použitie hlasovacích tlačidiel pomocou elektronickej pošty
• Sledovanie výsledkov hlasovania
• Nastavenie platnosti poštovej správy
• Nastavenie termínu odoslania poštovej správy
• Filtrovanie poštových správ
• Blokovanie nevyžiadanej pošty
• Tvorba zoznamu dôveryhodných odosielateľov a príjemcov
• Nastavenie automatického formátovania poštových správ na základe zvolených kritérií
• Tvorba pravidiel pre poštové správy
• Definovanie výnimiek z pravidiel
• Použitie pravidiel pre filtrovanie, organizovanie, preposielanie a odstraňovanie poštových správ
• Administrácia upozornení
• Správa vzdialenej pošty
• Pripojenie a stiahnutie len hlavičiek poštových správ
• Označenie položiek pre ďalšie spracovanie
• Vyhľadávanie údajov
• Princípy a možnosti rýchleho a podrobného vyhľadávania informácií v prostredí MS Outlook
• Používanie a tvorba vyhľadávacích priečinkov
• Riešenie problémov spojených s vyhľadávacími priečinkami
• Vyhľadávanie položiek a súborov
• Príklady pre vyhľadávanie rôznych typov informácií
• Vyhľadávanie súvisiacich emailových správ
• Používanie nástroja Rozšírené vyhľadávanie

Tvorba vlastných zobrazení

• Výber polí a nastavenie ich poradia pre jednotlivé priečinky (kalendár, úlohy, kontakty, maily a pod.)
• Odstránenie polí zo zobrazenia
• Nastavenie formátu stĺpcov
• Prispôsobenie aktuálne používaného zobrazenia
• Definovanie nového zobrazenia
• Možnosti filtrovania, zoraďovania a zoskupovania údajov v zobrazeniach
• Automatické formátovanie a jeho použitie v zobrazení

Práca s priečinkami

• Používanie verejných priečinkov
• Tvorba vlastnej štruktúry priečinkov a podpriečinkov (kalendár, úlohy, kontakty, pošta a pod.)
• Kopírovanie a presúvanie údajov medzi priečinkami
• Odstraňovanie a premenovávanie priečinkov
• Vytváranie zástupcov k priečinkom
• Tvorba vlastných odkazov na webové stránky a súbory na intranete

Archivácia a zálohovanie údajov

• Čo je proces archivácie a k čomu sa používa
• Nastavenie archivácie pre všetky priečinky
• Nastavenie spôsobu archivácie pre jednotlivé priečinky samostatne
• Automatická a manuálna archivácia údajov
• Definovanie vlastných súborov s archívom údajov
• Sprístupnenie archivovaných položiek
• Možnosti zálohovania dát
• Nastavenie umiestnenia súboru Outlook.pst
• Zálohovanie údajov vybraných priečinkov

Import a export

• Typy súborov, ktoré je možné importovať a exportovať do Outlooku
• Import distribučných zoznamov z globálneho zoznamu adries
• Import údajov z iných súborov MS Outlook
• Import údajov z iných formátov
• Export údajov do iných formátov
• Import a export poštových správ
• Riešenie problémov spojených s importom a exportom

Zdieľanie informácií s inými osobami

• Používanie Prístupov delegátov
• Nastavenie povolení pre prístup delegáta
• Povolenia pre prístup k priečinkom
• Publikovanie informácií o voľnom čase
• Definovanie oprávnení verejných priečinkov
• Moderovanie verejných priečinkov

Konfigurácia Outlooku

• Možnosti prispôsobenia prostredia MS Outlooku
• Nastavenia vlastností kalendára, úloh, elektronickej pošty, poznámok, kontaktov, denníka
• Nastavenia zabezpečenia Outlooku
• Nastavenia všeobecných volieb Outlooku

Cieľová skupina

Kurz je určený všetkým, ktorí chcú zvládnuť pokročilú prácu v MS Outlook a využívať pokročilé nástroje pre prácu v tíme.

V cene školenia je zahrnuté osvedčenie a elektronická príručka. V cene nie sú zahrnuté dopravné náklady. Cena je uvedená s DPH za celý rozsah školenia 1 deň. Pri skupine 3-5 osôb je cena s DPH 499,20 EUR/1 deň školenia.

Hodnotenie